Mange styremedlemmer i borettslag og sameier vet ikke at de er personlig ansvarlige for et lovpålagt HMS-arbeid. Internkontroll er ikke bare noe bedrifter må ha. Det gjelder også fellesskapets bygg og anlegg.
Her er hva du trenger å vite.
Kravet gjelder også dere
Internkontrollforskriften for HMS pålegger virksomheter å arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet. Et borettslag eller sameie regnes som en virksomhet når det gjelder fellesarealer og felles tekniske anlegg. Dermed gjelder kravet, uavhengig av om dere har ansatte eller ikke.
Internkontroll handler ikke om å ha alt perfekt. Det handler om å ha et system, og å kunne vise at det brukes.
Hva som omfattes
Kontrollen dekker det fellesskapet eier og drifter. Typisk:
✓Brannsikkerhet: røykvarslere, slukkeutstyr, rømningsveier og merking
✓Elektriske anlegg i fellesarealer og tekniske rom
✓Heiser og løfteinnretninger
✓Ventilasjons- og fyringsanlegg
✓Lekeplasser og utearealer
✓Garasjeanlegg, porter og felles tekniske installasjoner
Det som er den enkelte beboers ansvar innenfor egen bolig, faller normalt utenfor fellesskapets internkontroll.
Hvem har ansvaret?
Styret har det overordnede ansvaret. Dere kan sette bort selve arbeidet til forretningsfører, vaktmester eller eksterne leverandører, men ansvaret for at internkontrollen finnes og følges opp blir værende hos styret. Det er styret tilsynet henvender seg til, og styret som står ansvarlig ved en hendelse.
Hva som må dokumenteres
Ved tilsyn skal dere kunne vise fire ting:
- Rutiner: hvilke kontroller som skal gjøres, hvor ofte og av hvem.
- Gjennomføring: at kontrollene faktisk er utført, med dato og ansvarlig.
- Avvik: hva som er funnet av feil og mangler.
- Tiltak: hva som ble gjort med avvikene, og når de ble lukket.
Det er her mange faller igjennom. Ikke fordi arbeidet ikke gjøres, men fordi det ikke er skrevet ned og kan bevises.
Slik kommer dere i gang
Kartlegg anleggene
Lag en oversikt over felles utstyr og tekniske anlegg. QR-koder på tekniske rom gjør det enkelt å finne riktig sted i systemet.
Sett faste rutiner
Bestem hvilke kontroller som skal gjøres, hvor ofte og hvem som er ansvarlig. Legg inn intervaller som varsler automatisk.
Gjør avviksmelding enkelt
La vaktmester og beboere melde feil med bilde fra mobilen. Jo lavere terskel, desto mer blir faktisk rapportert og rettet.
Internkontroll trenger ikke være en tung perm ingen åpner. Med rutiner på plass og dokumentasjonen samlet ett sted, blir det en trygghet for styret, ikke en byrde.
Ofte stilte spørsmål om internkontroll i borettslag
Må borettslag ha internkontroll?
Ja. Borettslag og sameier er pålagt internkontroll for fellesarealer og tekniske anlegg gjennom internkontrollforskriften for HMS. Kravet gjelder blant annet brannsikkerhet, elektriske anlegg, heiser, lekeplasser og ventilasjon i fellesskapets eie.
Hvem har ansvaret for internkontroll i et borettslag?
Styret har det overordnede ansvaret for at internkontroll er på plass og følges opp. Styret kan delegere selve gjennomføringen til forretningsfører, vaktmester eller eksterne leverandører, men ansvaret for at det faktisk skjer ligger fortsatt hos styret.
Hva omfatter internkontroll i et sameie?
Internkontrollen omfatter fellesarealer og felles tekniske anlegg: brannsikkerhet (røykvarslere, slukkeutstyr, rømningsveier), elektriske anlegg, heiser, ventilasjon, lekeplasser og utearealer. Det som er den enkelte seksjonseiers ansvar innenfor egen bolig, faller normalt utenfor.
Hva må dokumenteres i internkontrollen?
Du må dokumentere hvilke rutiner som finnes, hvilke kontroller som er gjennomført, hvilke avvik som er funnet og hva som ble gjort med dem. Dokumentasjonen skal kunne fremvises ved tilsyn fra for eksempel el-tilsyn, brannvesen eller Arbeidstilsynet.
Hva skjer hvis borettslaget ikke har internkontroll?
Manglende internkontroll kan gi pålegg og gebyrer ved tilsyn. Alvorligere er ansvaret ved en hendelse: ved brann eller personskade uten dokumentert kontroll kan styret stå ansvarlig, og forsikringsoppgjør kan bli påvirket.
Hvordan kommer et borettslag i gang med internkontroll?
Start med å kartlegge felles utstyr og anlegg, sett opp faste kontrollrutiner med ansvarlig og intervall, og etabler en enkel måte å registrere og lukke avvik på. Et digitalt system gjør det enkelt å samle rutiner, historikk og dokumentasjon på ett sted.